În comerțul online, banii vin rareori direct de la client. Marketplace-urile virează sumele cumulat, serviciile de plată rețin comisioane, iar retururile se rambursează cu întârziere. Cine înregistrează aici doar pe baza extrasului de cont pierde imaginea de ansamblu. Aici vă arătăm cum se organizează corect contabilitatea unui magazin online.
De ce extrasul de cont nu este suficient
Într-o afacere clasică, fiecărei încasări îi corespunde o factură. În comerțul online, lucrurile stau altfel. Un marketplace precum Amazon cumulează vânzările dintr-o perioadă, scade comisioanele de vânzare, taxele de expediere, costurile de publicitate, rambursările și uneori rezervele, apoi transferă restul. În contul bancar apare o singură sumă, în spatele căreia se află sute de operațiuni.
Dacă se înregistrează ca venit doar această sumă, veniturile și costurile sunt greșite: veniturile sunt prea mici, comisioanele lipsesc, iar TVA nu este corectă. De aceea, baza contabilității nu o constituie extrasele de cont, ci rapoartele de decontare ale marketplace-urilor și ale serviciilor de plată.
Înregistrarea corectă a decontărilor de pe marketplace-uri
S-a dovedit utilă folosirea unui cont de decontare separat pentru fiecare marketplace. În acest cont se înregistrează vânzările, comisioanele și rambursările din raportul de decontare. Virarea sumei în contul bancar este apoi doar o înregistrare de transfer din contul de decontare în contul bancar. La sfârșitul fiecărei perioade de decontare, contul de decontare trebuie să arate exact suma pe care marketplace-ul o mai datorează sau o reține.
Importantă este prezentarea în sume brute: veniturile și comisioanele se înregistrează separat și nu se compensează între ele. Numai așa raportul arată cât costă de fapt platforma și numai așa sunt corecte valorile pentru TVA.
Comisioanele în sine sunt facturate de marketplace de obicei printr-o factură separată. Dacă operatorul marketplace-ului are sediul în alt stat UE, aceste facturi intră adesea sub incidența taxării inverse, adică datorați chiar dumneavoastră TVA aferentă comisioanelor și o puteți deduce în anumite condiții. Încadrarea o face consultantul fiscal; noi ne asigurăm că facturile pentru comisioane sunt complete.
Serviciile de plată tratate drept conturi bancare
PayPal, Stripe, Klarna, Mollie și servicii similare sunt, din punctul de vedere al contabilității, conturi separate. Clienții plătesc acolo, serviciul reține comisioane, face conversii valutare, procesează returnările plăților și, la un moment dat, virează banii în contul dumneavoastră bancar. Fiecare operațiune trebuie înregistrată, iar la sfârșitul lunii soldul din contabilitate trebuie să corespundă cu soldul din contul de la serviciul respectiv.
Majoritatea serviciilor oferă pentru aceasta rapoarte lunare care pot fi descărcate. Aveți grijă să folosiți mereu același raport, în același format. Dacă printr-un cont al serviciului de plată se fac și plăți personale, situația devine greu de urmărit; de aceea, un cont de firmă separat la serviciul de plată este recomandat cu insistență.
Retururi și rambursări
Retururile fac parte din comerțul online. Pentru contabilitate, o rambursare înseamnă că un venit deja înregistrat se reduce din nou, iar odată cu el și TVA. De aceea, rambursarea trebuie asociată cotei de TVA corecte și, la vânzările în străinătate, țării corecte.
La acestea se adaugă rambursările parțiale, returnările plăților cu cardul de credit și rambursările fără returnarea mărfii. Dacă marfa revine, intră din nou în stoc sau, dacă este deteriorată, se casează. Mai ales la rate mari de retur, merită să vă uitați în raportul lunar: ce produse sunt returnate deosebit de des și cât costă acest lucru în expediere și comisioane?
Facturi către clienți
Și în comerțul online, clienții au nevoie de facturi conforme. Majoritatea platformelor de magazin online și a marketplace-urilor le generează automat, cu număr consecutiv, dată, cota de TVA și valoarea TVA. Verificați o dată, la configurare, dacă toate mențiunile obligatorii sunt corecte, mai ales adresa dumneavoastră, numărul fiscal sau codul de înregistrare în scopuri de TVA și data livrării.
Dacă vindeți către alte întreprinderi, de exemplu prin programele business ale marketplace-urilor, se adaugă și alte mențiuni. La livrările către întreprinderi din alte state UE, pe factură trebuie să apară codurile de înregistrare în scopuri de TVA ale ambelor părți și sunt necesare dovezi că marfa a părăsit țara. Pentru facturile de până la 250 de euro se aplică mențiuni simplificate, ca facturi de mică valoare. Iar pentru facturile către întreprinderi din Germania se adaugă regulile privind factura electronică: din 2027 pentru întreprinderile cu o cifră de afaceri de peste 800.000 de euro în anul anterior, din 2028 pentru toate.
Vânzări în alte state UE
Cine vinde către persoane fizice din alte state UE trebuie să urmărească pragul pentru vânzările la distanță. Din iulie 2021 se aplică un prag la nivelul UE de 10.000 de euro pe an pentru toate aceste vânzări împreună. Dacă este depășit, se aplică de regulă TVA din țara în care se află clientul. Prin procedura de declarare OSS a UE, aceste vânzări pot fi declarate centralizat la Oficiul Central Federal pentru Impozite, fără înregistrare în fiecare țară în parte.
Dacă marfa este depozitată în străinătate, de exemplu în programele de fulfillment ale unui marketplace, poate fi necesară înregistrarea în țara respectivă. Și transferul mărfurilor într-un depozit din străinătate poate fi relevant din punctul de vedere al TVA.
Evaluarea vânzărilor în străinătate, a depozitelor din străinătate și a înregistrărilor este sarcina consultantului fiscal. Contabilitatea îi furnizează veniturile pe țări și pe cote de TVA, așa cum le prezintă platformele.
Ce raportează platformele administrației fiscale
Din 2023, marketplace-urile și platformele trebuie să raporteze autorităților fiscale date despre vânzătorii lor și despre veniturile acestora. În plus, marketplace-urile trebuie să înregistreze anumite date ale comercianților lor și pot răspunde pentru TVA nevărsată de aceștia; de aceea, solicită numărul fiscal și codul de înregistrare în scopuri de TVA.
Pentru dumneavoastră, aceasta înseamnă: administrația fiscală cunoaște oricum veniturile pe care le realizați pe platforme. Cu atât mai importantă este o contabilitate ale cărei cifre corespund cu raportările platformelor. Altfel, diferențele duc la întrebări.
Achiziții de mărfuri, import și stocuri
Mulți comercianți online cumpără marfă în cantități mai mari, adesea din străinătate. Costul de achiziție include, pe lângă prețul de cumpărare, și transportul, asigurarea și taxele vamale. TVA la import este de obicei decontată printr-o casă de expediții sau printr-un agent vamal și poate fi dedusă în anumite condiții. Mai multe pe pagina Import și export.
Deoarece marfa este cumpărată adesea cu luni înainte de vânzare, achizițiile mari distorsionează raportul lunar. O reconciliere cu stocul din sistemul de gestiune a mărfurilor sau din rapoartele de stoc ale furnizorului de servicii de fulfillment aduce claritate. La sfârșitul anului, consultantul fiscal are nevoie de un inventar, inclusiv pentru marfa aflată în depozitele unor terți.
Greșeli tipice în contabilitatea magazinelor online
- Înregistrate doar sumele virate: veniturile, comisioanele și TVA nu sunt atunci corecte
- Comisioane compensate cu veniturile: raportul nu arată cât costă platforma
- Plăți personale prin contul de firmă de la serviciul de plată: reconcilierea devine muncă de detectiv
- Rezervele marketplace-urilor uitate: sumele reținute lipsesc atunci din contul de decontare
- Valute ignorate: vânzările în alte monede sunt înregistrate la un curs greșit
- Stoc nereconciliat: achizițiile mari distorsionează rezultatul lunar
Fiecare dintre aceste greșeli poate fi corectată ulterior, dar cu un efort considerabil. Mai simplu este ca, de la început, contabilitatea să se bazeze pe rapoarte, nu pe extrase de cont.
Rutina lunară pentru comercianții online
Cu o rutină fixă, contabilitatea rămâne ușor de urmărit chiar și la multe vânzări. Aceste documente ar trebui să fie disponibile în fiecare lună:
- Marketplace-uri: rapoartele de decontare pentru toate perioadele din lună
- Servicii de plată: rapoarte lunare cu toate tranzacțiile și soldul final
- Platforma magazinului: exportul comenzilor și al facturilor din Shopify, WooCommerce, Shopware sau JTL
- Achiziții: facturile furnizorilor, decontările pentru transport și cele vamale
- Prestatori de servicii: facturile firmelor de curierat, ale serviciilor de fulfillment și ale platformelor de publicitate
- Stoc: raportul de stoc de la sfârșitul lunii, dacă folosiți un sistem de gestiune a mărfurilor
Dacă aceste rapoarte sunt disponibile până la data de 5 a lunii următoare, luna este înregistrată și reconciliată în primele zile după aceea. Cum organizăm acest lucru pentru comercianții online aflați pe pagina Comerț online.
Surse
Legile și instituțiile pe care le menționează articolul. Textele legilor trimit la gesetze-im-internet.de.
Acest articol oferă informații generale și nu înlocuiește consultanța fiscală sau juridică pentru cazuri individuale. De întrebările fiscale se ocupă consultantul fiscal.