E-ticarette para nadiren doğrudan müşteriden gelir. Pazaryerleri ödemeleri toplu olarak aktarır, ödeme hizmetleri komisyon keser ve iadeler gecikmeli olarak geri döner. Burada yalnızca hesap ekstresine göre muhasebeleştirirseniz genel görünümü kaybedersiniz. Aşağıda bir online mağazanın muhasebesinin düzgün bir şekilde nasıl kurulduğunu gösteriyoruz.
Hesap ekstresi neden yeterli değil
Klasik bir işletmede her tahsilatın karşısında bir fatura bulunur. E-ticarette durum farklıdır. Amazon gibi bir pazaryeri belirli bir dönemin satışlarını toplar; satış komisyonlarını, kargo ücretlerini, reklam giderlerini, geri ödemeleri ve bazen bekletilen tutarları düşer ve kalanı havale eder. Banka hesabında, arkasında yüzlerce işlem bulunan tek bir tutar görünür.
Yalnızca bu tutar ciro olarak muhasebeleştirilirse ciro ve giderler yanlış olur: Ciro çok düşük görünür, komisyonlar eksik kalır ve KDV tutmaz. Bu nedenle muhasebenin temeli hesap ekstreleri değil, pazaryerlerinin ve ödeme hizmetlerinin hesap özetleridir.
Pazaryeri hesap özetlerini doğru muhasebeleştirmek
Her pazaryeri için ayrı bir mahsup hesabı kullanmak kendini kanıtlamış bir yöntemdir. Hesap özetindeki satışlar, komisyonlar ve geri ödemeler bu hesapta muhasebeleştirilir. Banka hesabına yapılan aktarım ise mahsup hesabından bankaya yapılan bir virmandan ibarettir. Her hesap kesim döneminin sonunda mahsup hesabı, pazaryerinin hâlâ borçlu olduğu veya beklettiği tutarı tam olarak göstermelidir.
Önemli olan brüt gösterimdir: Ciro ve komisyonlar ayrı ayrı muhasebeleştirilir, birbirinden mahsup edilmez. Rapor ancak bu şekilde platformun gerçekte neye mal olduğunu gösterir ve KDV tutarları ancak bu şekilde doğru olur.
Komisyonların kendisini pazaryeri genellikle ayrı bir faturayla faturalandırır. Pazaryeri işletmecisi başka bir AB ülkesinde yerleşikse bu faturalar çoğu zaman KDV yükümlülüğünün alıcıya geçmesi kapsamına girer; yani komisyonlar üzerindeki KDV’yi kendiniz ödemekle yükümlüsünüz ve belirli koşullarda bunu indirilecek KDV olarak indirebilirsiniz. Bu işlemlerin değerlendirmesini vergi danışmanı üstlenir; biz komisyon faturalarının eksiksiz olmasını sağlarız.
Ödeme hizmetlerini banka hesabı gibi ele almak
PayPal, Stripe, Klarna, Mollie ve benzeri hizmetler muhasebe açısından ayrı hesaplardır. Müşteriler bu hesaplara ödeme yapar; hizmet komisyonunu keser, döviz çevirir, ters ibrazları hesaptan düşer ve bir noktada kalanı banka hesabınıza aktarır. Her işlem muhasebeleştirilmelidir ve ay sonunda muhasebedeki bakiye, hizmetteki hesabın bakiyesiyle aynı olmalıdır.
Çoğu hizmet bunun için indirilebilir aylık raporlar sunar. Her zaman aynı raporu aynı formatta kullanmaya dikkat edin. Ödeme hizmetindeki bir hesap üzerinden özel ödemeler de yapılıyorsa durum karmaşıklaşır; bu nedenle ödeme hizmetinde ayrı bir ticari hesap kullanmanız önemle tavsiye edilir.
Ürün iadeleri ve geri ödemeler
Ürün iadeleri e-ticaretin bir parçasıdır. Muhasebe açısından geri ödeme, daha önce muhasebeleştirilmiş bir cironun ve onunla birlikte KDV’nin yeniden azaltılması anlamına gelir. Bu nedenle geri ödeme doğru vergi oranıyla ve yurt dışına yapılan satışlarda doğru ülkeyle eşleştirilmelidir.
Buna kısmi geri ödemeler, kredi kartı ödemelerinin ters ibrazı ve ürün geri gönderilmeden yapılan geri ödemeler de eklenir. Ürün geri gelirse yeniden stoka alınır veya hasarlıysa gider yazılır. Özellikle iade oranı yüksekse aylık rapora göz atmaya değer: Hangi ürünler özellikle sık iade ediliyor ve bunun kargo ve komisyon maliyeti ne kadar?
Müşterilere kesilen faturalar
E-ticarette de müşterilerin usulüne uygun faturalara ihtiyacı vardır. Çoğu e-ticaret altyapısı ve pazaryeri bu faturaları sıra numarası, tarih, vergi oranı ve vergi tutarıyla otomatik olarak oluşturur. Kurulum sırasında tüm zorunlu bilgilerin doğru olup olmadığını bir kez kontrol edin; özellikle adresinizi, vergi numaranızı veya KDV kimlik numaranızı ve teslim tarihini.
Örneğin pazaryerlerinin kurumsal programları üzerinden ticari müşterilere satış yapıyorsanız ek bilgiler gerekir. Diğer AB ülkelerindeki işletmelere yapılan teslimlerde her iki tarafın KDV kimlik numarası faturada yer almalıdır; ayrıca ürünün ülkeden çıktığını gösteren belgeler gerekir. 250 avroya kadar olan faturalar için küçük tutarlı fatura olarak basitleştirilmiş bilgiler yeterlidir. Almanya içindeki ticari müşterilere kesilen faturalar için de e-fatura kuralları devreye girer: 2027’den itibaren önceki yıl cirosu 800.000 avroyu aşan işletmeler için, 2028’den itibaren herkes için.
Diğer AB ülkelerine satışlar
Diğer AB ülkelerindeki özel müşterilere satış yapıyorsanız mesafeli satışlara ilişkin sınırı göz önünde bulundurmalısınız. Temmuz 2021’den bu yana bu satışların tamamı için AB genelinde yıllık 10.000 avroluk bir eşik geçerlidir. Eşik aşılırsa kural olarak müşterinin bulunduğu ülkenin KDV’si uygulanır. Bu satışlar, AB’nin OSS bildirim usulü üzerinden her bir ülkede ayrı vergi kaydı yaptırmadan Federal Merkezi Vergi Dairesine merkezi olarak bildirilebilir.
Ürünler yurt dışındaki depolarda, örneğin bir pazaryerinin fulfillment programlarında tutuluyorsa ilgili ülkede vergi kaydı gerekebilir. Ürünlerin yurt dışındaki bir depoya gönderilmesi de KDV açısından önem taşıyabilir.
Yurt dışı satışların, yurt dışındaki depoların ve vergi kayıtlarının değerlendirilmesi vergi danışmanının görevidir. Muhasebe, ciroyu platformların gösterdiği şekilde ülke ve vergi oranı bazında vergi danışmanına iletir.
Platformlar vergi dairesine neleri bildirir
Pazaryerleri ve platformlar 2023’ten bu yana satıcıları ve onların cirosu hakkındaki verileri maliye idaresine bildirmek zorundadır. Ayrıca pazaryerleri satıcılarına ait belirli bilgileri kaydetmek zorundadır ve satıcılarının ödemediği KDV’den sorumlu tutulabilir; bu nedenle vergi numarasını ve KDV kimlik numarasını sorarlar.
Bu sizin için şu anlama gelir: Vergi dairesi platformlardaki cironuzu zaten bilir. Bu yüzden rakamları platformların bildirimleriyle örtüşen bir muhasebe daha da önemlidir. Aksi takdirde farklılıklar vergi dairesinin sorularına yol açar.
Mal alımı, ithalat ve stok
Birçok e-ticaret satıcısı ürünleri büyük miktarlarda, çoğu zaman yurt dışından satın alır. Maliyet bedeline alış fiyatının yanı sıra navlun, sigorta ve gümrük vergisi de dahildir. İthalat KDV’si genellikle bir taşıma işleri organizatörü veya gümrük temsilcisi üzerinden ödenir ve belirli koşullarda indirilecek KDV olarak indirilebilir. Ayrıntılar İthalat ve ihracat sayfasında.
Ürünler çoğu zaman satıştan aylar önce satın alındığı için büyük alımlar aylık raporu çarpıtır. Stok yönetim sistemindeki veya fulfillment hizmet sağlayıcısının depo raporlarındaki stokla mutabakat yapmak burada netlik sağlar. Yıl sonunda vergi danışmanının, başkalarına ait depolardaki ürünler dahil, bir envanter sayımına ihtiyacı vardır.
Online mağaza muhasebesinde tipik hatalar
- Yalnızca aktarımlar muhasebeleştirilmiş: Bu durumda ciro, komisyonlar ve KDV doğru olmaz
- Komisyonlar ciroyla mahsup edilmiş: Rapor, platformun neye mal olduğunu göstermez
- Ödeme hizmetindeki ticari hesap üzerinden özel ödemeler: Mutabakat dedektiflik işine döner
- Pazaryerlerinde bekletilen tutarlar unutulmuş: Bu durumda alıkonulan tutarlar mahsup hesabında eksik kalır
- Yabancı paralar göz ardı edilmiş: Diğer para birimlerindeki satışlar yanlış kurla muhasebeleştirilir
- Stokla mutabakat yapılmamış: Büyük alımlar aylık sonucu çarpıtır
Bu hataların her biri sonradan düzeltilebilir, ancak bu ciddi bir emek gerektirir. Muhasebeyi en baştan hesap ekstreleri yerine raporlara dayandırmak daha kolaydır.
E-ticaret satıcıları için aylık rutin
Sabit bir rutinle muhasebe, satış sayısı yüksek olsa bile yönetilebilir kalır. Her ay şu belgeler hazır olmalıdır:
- Pazaryerleri: ayın tüm dönemlerine ait hesap özetleri
- Ödeme hizmetleri: tüm işlemleri ve kapanış bakiyesini içeren aylık raporlar
- E-ticaret altyapısı: Shopify, WooCommerce, Shopware veya JTL’den siparişlerin ve faturaların dışa aktarımı
- Alımlar: tedarikçi faturaları, navlun ve gümrük hesap dökümleri
- Hizmet sağlayıcılar: kargo şirketlerinin, fulfillment hizmet sağlayıcılarının ve reklam platformlarının faturaları
- Stok: stok yönetim sistemi kullanıyorsanız ay sonu depo raporu
Bu raporlar izleyen ayın 5’ine kadar hazır olursa ay, sonraki ilk günlerde muhasebeleştirilir ve mutabakatı yapılır. Bunu e-ticaret satıcıları için nasıl organize ettiğimizi E-ticaret sayfasında bulabilirsiniz.
Kaynaklar
Yazıda adı geçen kanunlar ve kurumlar. Kanun metinleri için gesetze-im-internet.de sitesine bağlantı verilir.
Bu yazı genel bilgi niteliğindedir ve somut durumlarda vergisel veya hukuki danışmanlığın yerini tutmaz. Vergiyle ilgili sorularda yetkili kişi vergi danışmanıdır.