В інтернет-торгівлі гроші рідко надходять безпосередньо від покупця. Маркетплейси виплачують кошти однією сумою, платіжні сервіси утримують комісії, а повернення товару проходять із затримкою. Хто веде облік лише за банківською випискою, той утрачає загальну картину. Тут ми показуємо, як правильно побудувати бухгалтерський облік інтернет-магазину.
Чому банківської виписки недостатньо
У класичному бізнесі кожному надходженню оплати відповідає рахунок. В інтернет-торгівлі інакше. Маркетплейс, як-от Amazon, збирає продажі за певний період, утримує комісії за продаж, плату за доставку, витрати на рекламу, відшкодування, а іноді й резерви, і перераховує залишок. На банківському рахунку з’являється одна-єдина сума, за якою стоять сотні операцій.
Якщо відобразити як виручку лише цю суму, виручка і витрати будуть неправильними: виручка занижена, комісій немає, а ПДВ розраховано неправильно. Тому основа бухгалтерського обліку — не банківські виписки, а звіти маркетплейсів і платіжних сервісів про розрахунки.
Як правильно відображати звіти маркетплейсів про розрахунки
Добре себе зарекомендував окремий рахунок взаєморозрахунків для кожного маркетплейсу. На цьому рахунку відображають продажі, комісії та відшкодування зі звіту про розрахунки. Тоді виплата на банківський рахунок — це лише проводка з рахунку взаєморозрахунків на рахунок банку. Наприкінці кожного розрахункового періоду рахунок взаєморозрахунків має показувати саме ту суму, яку маркетплейс ще винен або утримує.
Важливо відображати все у валових сумах: виручку і комісії проводять окремо й не згортають між собою. Тільки так звіт показує, скільки насправді коштує платформа, і тільки так дані для ПДВ будуть правильними.
Самі комісії маркетплейс зазвичай виставляє окремим рахунком. Якщо оператор маркетплейсу має місцезнаходження в іншій країні ЄС, на ці рахунки часто поширюється перенесення обов’язку сплати ПДВ на отримувача, тобто ПДВ із комісій сплачуєте ви самі й за певних умов можете відрахувати його як вхідний ПДВ. Податкову кваліфікацію бере на себе податковий консультант; ми дбаємо про те, щоб усі рахунки за комісії були в наявності.
Облік платіжних сервісів як банківських рахунків
З погляду бухгалтерського обліку PayPal, Stripe, Klarna, Mollie та подібні сервіси — це окремі рахунки обліку. Покупці вносять туди оплату, сервіс утримує комісії, конвертує валюти, проводить повернення платежів і згодом виплачує кошти на ваш банківський рахунок. Кожну операцію треба відобразити в обліку, а наприкінці місяця сальдо в бухгалтерії має збігатися із сальдо на рахунку в самому сервісі.
Більшість сервісів пропонують для цього щомісячні звіти, які можна завантажити на пристрій. Використовуйте завжди той самий звіт у тому самому форматі. Якщо через рахунок у платіжному сервісі проходять і особисті платежі, облік стає заплутаним; тому наполегливо радимо мати в платіжному сервісі окремий бізнес-акаунт.
Повернення товару та відшкодування
Повернення товару — звична частина інтернет-торгівлі. Для бухгалтерського обліку відшкодування означає, що вже відображену виручку знову зменшують, а разом із нею й ПДВ. Тому відшкодування треба віднести до правильної ставки податку, а в разі продажу за кордон — до правильної країни.
До цього додаються часткові відшкодування, повернення платежів за кредитними картками та відшкодування без повернення товару. Якщо товар повертається, його знову зараховують до запасів або, якщо він пошкоджений, списують. Особливо за високої частки повернень варто зазирнути в щомісячний звіт: які товари повертають найчастіше і скільки це коштує з урахуванням доставки та комісій?
Рахунки покупцям
В інтернет-торгівлі покупцям теж потрібні належно оформлені рахунки. Більшість платформ інтернет-магазинів і маркетплейсів створюють їх автоматично — з порядковим номером, датою, ставкою і сумою податку. Під час налаштування один раз перевірте, чи правильні всі обов’язкові реквізити, насамперед ваша адреса, податковий номер або ідентифікаційний номер платника ПДВ і дата поставки.
Якщо ви продаєте бізнес-клієнтам, наприклад через бізнес-програми маркетплейсів, додаються інші реквізити. Для постачання підприємствам в інших країнах ЄС у рахунку мають бути ідентифікаційні номери обох сторін, а також потрібні докази того, що товар залишив країну. Рахунки до 250 євро вважаються рахунками на невелику суму, і для них діють спрощені вимоги до реквізитів. А для рахунків бізнес-клієнтам у Німеччині додаються правила щодо електронних рахунків: з 2027 року — для підприємств із виручкою за попередній рік понад 800 000 євро, з 2028 року — для всіх.
Продаж в інші країни ЄС
Хто продає приватним покупцям в інших країнах ЄС, має стежити за порогом для дистанційного продажу. З липня 2021 року діє єдиний для всього ЄС поріг 10 000 євро на рік для всіх таких продажів разом. Якщо його перевищено, як правило, застосовується ПДВ країни, де перебуває покупець. Через процедуру звітності ЄС OSS ці продажі можна централізовано декларувати у Федеральному центральному податковому управлінні без реєстрації в кожній окремій країні.
Якщо товар зберігається на складах за кордоном, наприклад у межах програм фулфілменту маркетплейсу, може знадобитися реєстрація у відповідній країні. Переміщення товару на закордонний склад також може мати наслідки для ПДВ.
Оцінка продажу за кордон, складів за кордоном і реєстрацій — завдання податкового консультанта. Бухгалтерський облік надає йому виручку в розрізі країн і ставок податку так, як її показують платформи.
Що платформи повідомляють податковій інспекції
З 2023 року маркетплейси й платформи зобов’язані передавати податковим органам дані про своїх продавців та їхню виручку. Крім того, маркетплейси мають фіксувати певні дані своїх продавців і можуть відповідати за несплачений продавцями ПДВ; тому вони запитують податковий номер та ідентифікаційний номер платника ПДВ.
Для вас це означає: податкова інспекція і так знає вашу виручку на платформах. Тим важливіше, щоб цифри в бухгалтерському обліку збігалися з даними, які передають платформи. Інакше розбіжності призведуть до запитів.
Закупівля товарів, імпорт і запаси
Багато інтернет-продавців закуповують товар великими партіями, часто за кордоном. До вартості придбання, крім закупівельної ціни, входять також фрахт, страхування і мито. Імпортний ПДВ зазвичай сплачують через експедитора або митного брокера, і за певних умов його можна відрахувати як вхідний ПДВ. Детальніше — на сторінці Імпорт і експорт.
Оскільки товар часто закуповують за кілька місяців до продажу, великі закупівлі спотворюють щомісячний звіт. Ясність тут дає звірка із запасами в системі обліку товарів або у складських звітах фулфілмент-оператора. На кінець року податковому консультанту потрібна інвентаризація, зокрема й товару на чужих складах.
Типові помилки в бухгалтерському обліку інтернет-магазинів
- Відображено лише виплати: тоді виручка, комісії та ПДВ неправильні
- Комісії згорнуто з виручкою: звіт не показує, скільки коштує платформа
- Особисті платежі через бізнес-акаунт у платіжному сервісі: звірка перетворюється на детективну роботу
- Забуто про резерви маркетплейсів: тоді утриманих сум бракує на рахунку взаєморозрахунків
- Не враховано іноземні валюти: продажі в інших валютах відображаються за неправильним курсом
- Складські запаси не звірено: великі закупівлі спотворюють результат місяця
Кожну з цих помилок можна виправити згодом, але це потребує значних зусиль. Простіше від самого початку будувати облік на звітах, а не на банківських виписках.
Щомісячний розпорядок для інтернет-продавців
Завдяки чіткому розпорядку бухгалтерський облік залишається зрозумілим навіть за великої кількості продажів. Щомісяця мають бути такі документи:
- Маркетплейси: звіти про розрахунки за всі періоди місяця
- Платіжні сервіси: щомісячні звіти з усіма транзакціями та кінцевим сальдо
- Платформа магазину: експорт замовлень і рахунків із Shopify, WooCommerce, Shopware або JTL
- Закупівля: рахунки постачальників, рахунки за фрахт і митні розрахунки
- Постачальники послуг: рахунки від служб доставки, фулфілмент-операторів і рекламних платформ
- Запаси: складський звіт на кінець місяця, якщо ви користуєтеся системою обліку товарів
Якщо ці звіти надходять до 5-го числа наступного місяця, місяць відображається в обліку і звіряється в перші дні після цього. Як ми організовуємо це для інтернет-продавців, описано на сторінці Інтернет-торгівля.
Джерела
Закони та установи, згадані в статті. Тексти законів відкриваються за посиланнями на gesetze-im-internet.de.
Ця стаття містить загальну інформацію і не замінює податкового чи юридичного консультування в конкретному випадку. За податкові питання відповідає податковий консультант.