Za pacjentów z ustawowym ubezpieczeniem zdrowotnym lekarze i dentyści rozliczają się przez zrzeszenie lekarzy kas chorych lub zrzeszenie lekarzy dentystów kas chorych. Zrzeszenie wypłaca comiesięczne płatności częściowe, a płatność końcowa za kwartał przychodzi dopiero kilka miesięcy później, po potrąceniu kosztów administracyjnych i składek. Terapeuci rozliczają się z kasami chorych zwykle bezpośrednio lub przez centrum rozliczeniowe. Każdą płatność przypisujemy do rozliczenia i kwartału, których dotyczy, i pokazujemy Państwu, które płatności końcowe są jeszcze oczekiwane.
Usługi prywatne są często rozliczane przez prywatne centrum rozliczeniowe. Wystawia ono faktury, pobiera należności i wypłaca pieniądze praktyce po potrąceniu swoich opłat, czasem z prefinansowaniem. Na rachunek wpływa wtedy kwota zbiorcza. Aby przychody i opłaty były prawidłowo widoczne, księgujemy na podstawie zestawienia wypłat centrum rozliczeniowego, a nie tylko wyciągu bankowego.
Wiele form leczenia jest zwolnionych z VAT, ale nie każda usługa praktyki jest leczeniem. Które z Państwa usług są zwolnione z VAT i czy można odliczyć VAT naliczony, ocenia doradca podatkowy. Dla księgowości oznacza to, że przychody z leczenia pacjentów kas chorych i pacjentów prywatnych, z usług dla pacjentów płacących samodzielnie oraz ze sprzedaży są księgowane oddzielnie, aby doradca mógł to ocenić. Podział ustalają Państwo lub doradca podatkowy, a my przestrzegamy go co miesiąc.
Do prowadzenia księgowości nie potrzebujemy danych o leczeniu. Zwykle wystarczą decyzje o honorarium, zestawienia wypłat i dokumenty z kwotami. Dokumenty z danymi pacjentów pozostają w praktyce, a wszystko, co widzimy, objęte jest tajemnicą zawodową, także po zakończeniu umowy.
Po stronie kosztów są pomieszczenia praktyki, sprzęt medyczny, program do obsługi praktyki, laboratorium, materiały i szkolenia. Sprzęt jest często leasingowany lub finansowany kredytem, a większe zakupy należą do środków trwałych. We wspólnocie gabinetów wspólne koszty dzieli się według klucza podziału; we wspólnej praktyce lekarskiej zysk dzieli doradca podatkowy przy zamknięciu roku zgodnie z umową spółki. Podział kosztów księgujemy według Państwa klucza, a na życzenie ujmujemy koszty oddzielnie dla każdej lokalizacji lub każdego lekarza.
