Większość przychodów przedszkole otrzymuje zwykle nie od rodziców, lecz od kraju związkowego, gminy lub urzędu ds. młodzieży. W zależności od kraju związkowego są to bony, płatności za każde miejsce lub dotacje do kosztów bieżących. Rozliczenia i korekty rozliczeń często przychodzą z opóźnieniem, a w ciągu roku dzieci odchodzą i przychodzą. Każdą płatność przypisujemy do miesiąca i rozliczenia, których dotyczy, i pokazujemy Państwu, jakie kwoty są jeszcze oczekiwane.
Dotacje mają określony cel. Kto otrzymuje środki na personel, wyposażenie lub przebudowę, musi później wykazać, na co zostały wydane. Wydatki finansowane z dotacji księgujemy od początku oddzielnie, na miejsca powstawania kosztów dla każdej dotacji lub projektu. Dzięki temu rozliczenie dotacji powstaje z księgowości, a nie z szukania dokumentów po fakcie.
Opłaty rodziców, opłaty za wyżywienie i zajęcia dodatkowe są zwykle pobierane od wielu rodzin w drodze polecenia zapłaty. Zniżki, rabaty dla rodzeństwa i zwroty poleceń zapłaty utrudniają uzgadnianie. Opłaty każdej rodziny uzgadniamy z bankiem i co miesiąc pokazujemy, gdzie coś pozostaje nieopłacone.
Wiele przedszkoli prowadzą stowarzyszenia lub spółki GmbH o statusie pożytku publicznego. Wtedy księgowość musi rozdzielać obszary, które prawo podatkowe przewiduje dla organizacji pożytku publicznego, a darowizny i składki członkowskie ewidencjonować oddzielnie. Jak zakwalifikować poszczególne rodzaje działalności i czy usługi są zwolnione z VAT, ocenia doradca podatkowy; konta księgowe zakładamy zgodnie z jego wytycznymi.
Dzienni opiekunowie prowadzą zwykle działalność na własny rachunek. Od urzędu ds. młodzieży otrzymują bieżące świadczenie pieniężne na koszty rzeczowe i wspieranie rozwoju dzieci, a także zwrot składek na ubezpieczenie wypadkowe, zabezpieczenie emerytalne oraz ubezpieczenie zdrowotne i pielęgnacyjne; do tego dochodzą dopłaty rodziców i opłaty za wyżywienie. Rozdzielamy te płatności i ewidencjonujemy wydatki tak, aby doradca podatkowy mógł w deklaracji podatkowej wybrać między rozliczeniem wydatków na podstawie dokumentów a ryczałtem.
