Den größten Teil ihrer Einnahmen erhält eine Kita meist nicht von den Eltern, sondern von Land, Kommune oder Jugendamt, je nach Bundesland über Gutscheine, Entgelte je Platz oder Zuschüsse zu den Betriebskosten. Abrechnungen und Nachberechnungen kommen oft zeitversetzt, und Kinder wechseln im Lauf des Jahres. Wir ordnen jede Zahlung dem Monat und der Abrechnung zu, zu denen sie gehört, und zeigen Ihnen, welche Beträge noch ausstehen.
Zuschüsse sind an Zwecke gebunden. Wer Fördermittel für Personal, Ausstattung oder einen Umbau erhält, muss später nachweisen, wofür das Geld ausgegeben wurde. Wir buchen geförderte Ausgaben von Anfang an getrennt, auf Kostenstellen je Zuschuss oder Projekt. So kommt der Verwendungsnachweis aus der Buchhaltung und nicht aus einer nachträglichen Suche nach Belegen.
Elternbeiträge, Essensgeld und Zusatzangebote laufen meist per Lastschrift von vielen Familien. Ermäßigungen, Geschwisterrabatte und Rücklastschriften machen die Abstimmung aufwendig. Wir gleichen die Beiträge je Familie mit der Bank ab und zeigen jeden Monat, wo etwas offen ist.
Viele Kitas werden von gemeinnützigen Vereinen oder gemeinnützigen GmbHs getragen. Dann muss die Buchhaltung die Bereiche trennen, die das Steuerrecht für gemeinnützige Körperschaften vorsieht, und Spenden sowie Mitgliedsbeiträge gesondert führen. Wie Ihre Tätigkeiten zuzuordnen sind und ob Ihre Leistungen umsatzsteuerfrei sind, beurteilt der Steuerberater; wir richten die Konten nach seiner Vorgabe ein.
Tagesmütter und Tagesväter sind meist selbstständig. Vom Jugendamt erhalten sie eine laufende Geldleistung für Sachaufwand und Förderung sowie Erstattungen für Beiträge zur Unfallversicherung, zur Alterssicherung und zur Kranken- und Pflegeversicherung; dazu kommen Zuzahlungen und Essensgeld der Eltern. Wir trennen diese Zahlungen und führen die Ausgaben so, dass der Steuerberater in der Erklärung zwischen Einzelnachweis und Pauschale wählen kann.
