İnşaat sektöründe, başka hemen hiçbir sektörde bulunmayan özel kurallar geçerlidir: KDV’yi bazen müşteri ödemekle yükümlüdür, alt yüklenicilere yapılan ödemeler vergi kesintisine tabi olabilir ve işler aylar boyunca ara ödemelerle faturalandırılır. Bu yazıda muhasebenin nelere dikkat ettiğini ve vergi danışmanının neleri netleştirdiğini ele alıyoruz.
İnşaatta neden ayrı kurallar var
Kanun koyucu inşaat sektörü için, özellikle vergi kayıplarını önlemek amacıyla birkaç özel kural öngörmüştür. Çok sayıda alt yüklenicinin, alt yüklenici zincirlerinin ve yüksek tutarların bulunduğu bir sektörde, KDV’nin faturalandırılıp vergi dairesine ödenmemesi veya ücretlerin kayıt dışı ödenmesi riski yüksektir.
İnşaat şirketleri ve zanaat işletmeleri için bu, ek yükümlülükler anlamına gelir. Bu yükümlülükleri bilen ve iş süreçlerine yerleştiren işletme için iş yükü azdır. Gözden kaçıran işletme ise vergileri iki kez ödeme veya başkalarının vergi ve primlerinden sorumlu tutulma riskiyle karşılaşır.
§ 13b UStG uyarınca KDV yükümlülüğünün alıcıya geçmesi
Normalde bir işletme KDV’yi faturada gösterir ve vergi dairesine öder. İnşaat hizmetlerinde bunun tersi olabilir: Bir işletme, kendisi de sürekli olarak inşaat hizmeti veren başka bir işletmeye inşaat hizmeti verirse, KDV’yi ödemekle iş sahibi yükümlüdür. Bu durumda yüklenici net tutar üzerinden fatura keser.
İnşaat hizmetleri, yapıların inşasına, onarımına, bakımına, değiştirilmesine veya yıkılmasına yönelik hizmetlerdir. Salt malzeme teslimleri bu kapsama girmez, planlama ve denetim hizmetleri de girmez.
İş sahibinin kendisinin sürekli olarak inşaat hizmeti verip vermediği, uygulamada vergi dairesinden alınan bir belgeyle kanıtlanabilir. Bu belge süreli olduğundan, net fatura kestiğiniz her iş sahibi için geçerli bir belgenin bulunmasına dikkat edin.
- Yüklenici olarak: “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” ibaresini içeren, KDV’siz fatura
- İş sahibi olarak: Alınan hizmetin KDV’sini kendiniz beyan edin ve koşullar sağlanıyorsa indirilecek KDV olarak indirin
- Her iki durumda: Belgeleri ve faturaları eksiksiz saklayın
Somut durumda KDV yükümlülüğünün alıcıya geçip geçmediğini vergi danışmanı değerlendirir. Fatura yanlış kesilirse vergi borcu iki kez doğabilir: yüklenicide, çünkü vergiyi faturada göstermiştir; iş sahibinde, çünkü vergiyi kanun gereği ödemekle yükümlüdür.
İnşaat işlerinde vergi kesintisi ve muafiyet belgesi
İkinci özel kural, alt yüklenicilere yapılan ödemelerle ilgilidir. İşletme olarak inşaat hizmeti yaptıran herkes ödemenin %15’ini kesip vergi dairesine ödemek zorundadır; buna inşaat işlerinde vergi kesintisi denir. Alt yüklenici geçerli bir muafiyet belgesi sunarsa veya bu alt yükleniciye takvim yılı içinde yapılan ödemeler, genellikle 5.000 avro olan alt sınırın altında kalırsa bu kural uygulanmaz.
Muafiyet belgesini alt yüklenicinin bağlı olduğu vergi dairesi verir. Belgenin geçerliliği Federal Merkezi Vergi Dairesi üzerinden çevrimiçi olarak kontrol edilebilir. İnşaat işlerinde vergi kesintisi gerekmesine rağmen kesilmezse, bundan iş sahibi sorumludur.
Muhasebe için bu basit bir kural demektir: Müşteri panelinde kontrol edilmiş, geçerli bir muafiyet belgesi olmadan hiçbir alt yükleniciye ödeme yapılmaz. Belgeler süreli olduğundan, son geçerlilik tarihlerini gösteren bir liste de gerekir. İnşaat işlerinde vergi kesintisi yine de gerekirse, kesinti izleyen ayın 10’una kadar beyan edilmeli ve ödenmelidir.
Ara faturalar ve nihai fatura
İnşaat işleri haftalar veya aylar sürer ve ara ödemelerle faturalandırılır. KDV açısından burada önemli bir kural geçerlidir: Avanslarda ve ara ödemelerde KDV, hizmet tamamlandığında değil, para geldiği anda doğar. Bu nedenle ara ödemeler, ödendikleri ayın KDV ön beyannamesinde yer almalıdır.
Nihai fatura, hizmetin tamamını KDV’nin tamamıyla birlikte gösterir ve daha önce ödenen ara ödemeleri, bunlara düşen vergiyle birlikte düşer. Ara ödemeler düşülmemişse veya yanlış düşülmüşse, KDV iki kez gösterilmiş olur. Muhasebede ara ödemeler her iş için ayrı izlenir ve nihai faturayla mahsup edilir.
Bunlara erken ödeme indirimleri, iş sahibinin yaptığı kesintiler, ek işler ve kısmi kabuller eklenir. Bu değişikliklerin her biri ciroyu ve KDV’yi etkiler ve doğru işe kaydedilmelidir.
Teminat kesintileri
İş sahipleri, ayıptan doğan taleplere karşı teminat olarak nihai fatura tutarının bir kısmını çoğu zaman birkaç yıl süreyle alıkoyar. Bu tutar, ödenene veya süre dolana kadar izlenen tahsil edilmemiş bir alacaktır. Hiç ödenmezse kayıtlardan çıkarılmalıdır.
Kesintiler likiditeye yük olur: Hak edilmiş para kullanılamaz. Bu nedenle birçok işletme kesintilerin yerine ayıp sorumluluğu teminatı verir. Teminat kesintilerinde KDV’nin geçici olarak düzeltilip düzeltilemeyeceği vergi danışmanına sorulacak bir konudur.
Yıl sonunda devam eden işler
Bilanço tarihinde çoğu zaman başlamış ama henüz kabulü yapılmamış işler vardır. Bu devam eden işler yıllık finansal tablolarda kayda alınır ve genellikle, ancak kabulle doğan kâr hariç tutularak değerlenir. Değerlemeyi vergi danışmanı yapar.
Muhasebe bunun için vergi danışmanına her iş için malzeme, işçilik ve alt yükleniciler için o ana kadar oluşan maliyetleri, ödenen ara ödemeleri ve işlerin durumunu sağlar. Şantiye bazında masraf merkezlerine kayıt yapan işletmelerde bu rakamlar zaten vardır. Eksikse durum sonradan tahmin edilmek zorunda kalır ve bu, düzenli tutulan şantiye bazında bir muhasebeden nadiren daha doğru olur.
İnşaatta bordrolama ve alt yükleniciler için sorumluluk
İnşaat sektöründe bordrolama ayrı bir uzmanlık alanıdır. Birçok işletme için ücret grupları, zorlu çalışma ve harcırah ek ödemeleri içeren toplu iş sözleşmeleri geçerlidir; ayrıca izin fonu ve mesleki eğitim için kendi bildirimleri ve primleri olan, inşaat sektörünün sosyal fonları SOKA-BAU vardır. Kötü hava döneminde buna mevsimlik kısa çalışma ödeneği eklenir. İnşaat sektöründe ayrıca yeni çalışanlar için anlık işe giriş bildirimi yükümlülüğü geçerlidir.
Ana yüklenici olarak işleri alt yüklenicilere veren işletme, belirli iş büyüklüklerinin üzerinde onların sosyal sigorta primlerinden ve bundan bağımsız olarak çalışanlarının asgari ücretinden sorumlu tutulabilir. Ön yeterlilik veya sağlık sigortası kurumlarından ve iş kazası sigorta kurumundan alınan borcu yoktur yazıları bu riski sınırlayabilir. Bu belgeleri her alt yüklenici için muafiyet belgesiyle birlikte toplayın.
İnşaat sektöründe tipik hatalar
İnşaat sektöründeki denetimlerde çıkan sorunların çoğu, tekrar eden birkaç hataya dayanır:
- İş sahibinin geçerli belgesi olmadan net fatura kesildi: KDV bu durumda yükleniciden sonradan talep edilebilir
- İş sahibi ödemekle yükümlü olmasına rağmen KDV gösterildi: Vergi borcu iki kez doğar
- Ara ödemeler ancak nihai faturayla vergilendirildi: KDV tahsilat anında doğar
- Ara ödemeler düşülmeden nihai fatura kesildi: KDV iki kez gösterilmiş olur
- Muafiyet belgesi olmadan alt yükleniciye ödeme yapıldı: inşaat işlerinde vergi kesintisinden sorumluluk
- Süresi dolmuş belgeler gözden kaçtı: İlkbaharda geçerli olan belge sonbaharda artık geçerli olmayabilir
- Anlık işe giriş bildirimi unutuldu: şantiye denetiminde para cezası
Çoğunlukla özel müşterilere çalışan daha küçük zanaat işletmeleri de, kendileri alt yüklenici görevlendirdiği veya başka inşaat şirketleri için çalıştığı anda bu kurallardan etkilenir. Belge listesi ve her ödemeden önce kontrol içeren basit bir süreç, bu hataların çoğunu önler.
Uygulamada bir inşaat şirketinin muhasebesi
- İşler: iş bazında ara ödemeler, kısmi ve nihai faturalar, istenirse masraf merkezleri üzerinden
- Giden faturalar: iş sahibinin belgesine uygun olarak genel usulde vergilendirme veya KDV yükümlülüğünün alıcıya geçmesi
- Alt yükleniciler: son geçerlilik tarihleriyle muafiyet belgeleri, ödemeler ancak kontrolden sonra
- Kesintiler ve erken ödeme indirimleri: ödenene veya kayıtlardan çıkarılana kadar açık kalem olarak izlenir
- Malzeme ve ekipman: şantiye bazında alım, kiralama ve leasing
- Bordro: toplu sözleşme ücreti, ek ödemeler, SOKA-BAU ve anlık işe giriş bildirimi
- Yıl sonu: maliyetler ve ara ödemelerle birlikte devam eden işlerin listesi
Bunu inşaat şirketleri ve zanaat işletmeleri için nasıl organize ettiğimizi İnşaat ve zanaat sayfasında bulabilirsiniz. İnşaat sektörüne özgü bordrolamayı da üstleniyoruz, ayrıntılar için Bordrolama sayfasına bakın.
Kaynaklar
Yazıda adı geçen kanunlar ve kurumlar. Kanun metinleri için gesetze-im-internet.de sitesine bağlantı verilir.
- § 13b UStG: KDV yükümlülüğünün alıcıya geçmesi
- Federal Merkezi Vergi Dairesi: inşaat işlerinde vergi kesintisi ve muafiyet belgeleri
Bu yazı genel bilgi niteliğindedir ve somut durumlarda vergisel veya hukuki danışmanlığın yerini tutmaz. Vergiyle ilgili sorularda yetkili kişi vergi danışmanıdır.