Im Baugewerbe gelten Sonderregeln, die es in kaum einer anderen Branche gibt: Die Umsatzsteuer schuldet manchmal der Kunde, Zahlungen an Subunternehmer können steuerabzugspflichtig sein, und Aufträge werden über Monate in Abschlägen abgerechnet. Hier erklären wir, was die Buchhaltung dabei beachtet und was der Steuerberater klärt.
Warum der Bau eigene Regeln hat
Der Gesetzgeber hat für das Baugewerbe mehrere Sonderregeln geschaffen, vor allem um Steuerausfälle zu verhindern. In einer Branche mit vielen Subunternehmern, Nachunternehmerketten und hohen Beträgen ist das Risiko groß, dass Umsatzsteuer berechnet, aber nicht abgeführt wird, oder dass Löhne schwarz gezahlt werden.
Für Bauunternehmen und Handwerksbetriebe bedeutet das zusätzliche Pflichten. Wer sie kennt und in die Abläufe einbaut, hat damit wenig Arbeit. Wer sie übersieht, riskiert, Steuern doppelt zu zahlen oder für Steuern und Beiträge anderer zu haften.
Umkehr der Steuerschuld nach § 13b UStG
Normalerweise stellt ein Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung und führt sie ans Finanzamt ab. Bei Bauleistungen kann es umgekehrt sein: Erbringt ein Unternehmer eine Bauleistung an einen anderen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer. Der Auftragnehmer stellt dann netto in Rechnung.
Bauleistungen sind Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen. Reine Materiallieferungen gehören nicht dazu, ebenso wenig Planungs- und Überwachungsleistungen.
Ob der Auftraggeber selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, lässt sich in der Praxis über eine Bescheinigung des Finanzamts nachweisen. Sie ist befristet; achten Sie deshalb darauf, dass für jeden Auftraggeber eine gültige Bescheinigung vorliegt, wenn Sie netto abrechnen.
- Als Auftragnehmer: Rechnung ohne Umsatzsteuer mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
- Als Auftraggeber: Umsatzsteuer auf die erhaltene Leistung selbst anmelden und unter Voraussetzungen als Vorsteuer abziehen
- In beiden Fällen: Bescheinigungen und Rechnungen vollständig aufbewahren
Ob die Umkehr der Steuerschuld im Einzelfall greift, beurteilt der Steuerberater. Wird falsch abgerechnet, kann die Steuer doppelt geschuldet sein, beim Auftragnehmer, weil er sie ausgewiesen hat, und beim Auftraggeber, weil er sie nach dem Gesetz schuldet.
Bauabzugsteuer und Freistellungsbescheinigung
Die zweite Sonderregel betrifft Zahlungen an Subunternehmer. Wer als Unternehmer Bauleistungen in Auftrag gibt, muss von der Zahlung 15 % einbehalten und ans Finanzamt abführen, die sogenannte Bauabzugsteuer. Das gilt nicht, wenn der Subunternehmer eine gültige Freistellungsbescheinigung vorlegt, oder wenn die Zahlungen an diesen Subunternehmer im Kalenderjahr unter einer Bagatellgrenze bleiben, in der Regel 5.000 Euro.
Die Freistellungsbescheinigung stellt das Finanzamt des Subunternehmers aus. Ihre Gültigkeit lässt sich online beim Bundeszentralamt für Steuern prüfen. Wird die Bauabzugsteuer nicht einbehalten, obwohl sie fällig war, haftet der Auftraggeber dafür.
Für die Buchhaltung bedeutet das eine einfache Regel: Keine Zahlung an einen Subunternehmer ohne geprüfte, gültige Freistellungsbescheinigung im Portal. Bescheinigungen sind befristet; deshalb gehört eine Liste mit Ablaufdaten dazu. Wird die Bauabzugsteuer doch einmal fällig, ist sie bis zum 10. des Folgemonats anzumelden und abzuführen.
Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung
Bauaufträge laufen über Wochen oder Monate und werden in Abschlägen abgerechnet. Für die Umsatzsteuer gilt dabei eine wichtige Regel: Bei Anzahlungen und Abschlägen entsteht die Umsatzsteuer bereits, wenn das Geld eingeht, nicht erst mit der fertigen Leistung. Abschläge müssen deshalb in der Voranmeldung des Monats erscheinen, in dem sie bezahlt wurden.
Die Schlussrechnung weist die gesamte Leistung mit der gesamten Umsatzsteuer aus und zieht die bereits gezahlten Abschläge mit der darauf entfallenden Steuer ab. Fehlt dieser Abzug oder stimmt er nicht, wird Umsatzsteuer doppelt ausgewiesen. In der Buchhaltung werden Abschläge je Auftrag geführt und mit der Schlussrechnung verrechnet.
Hinzu kommen Skonti, Kürzungen durch den Auftraggeber, Nachträge und Teilabnahmen. Jede dieser Änderungen wirkt sich auf Umsatz und Umsatzsteuer aus und muss dem richtigen Auftrag zugeordnet werden.
Sicherheitseinbehalte
Auftraggeber behalten häufig einen Teil der Schlussrechnung als Sicherheit für Gewährleistungsansprüche ein, oft über mehrere Jahre. Dieser Betrag ist eine offene Forderung, die bis zur Auszahlung oder bis zum Ablauf der Frist geführt wird. Wird er nie gezahlt, muss er ausgebucht werden.
Für die Liquidität sind Einbehalte eine Belastung: Geld, das verdient ist, steht nicht zur Verfügung. Viele Betriebe lösen Einbehalte deshalb durch eine Gewährleistungsbürgschaft ab. Ob für Sicherheitseinbehalte die Umsatzsteuer vorübergehend berichtigt werden kann, ist eine Frage für den Steuerberater.
Halbfertige Arbeiten zum Jahresende
Zum Bilanzstichtag sind oft Aufträge begonnen, aber noch nicht abgenommen. Diese halbfertigen Arbeiten werden im Jahresabschluss erfasst und bewertet, in der Regel ohne den Gewinn, der erst mit der Abnahme entsteht. Die Bewertung übernimmt der Steuerberater.
Die Buchhaltung liefert ihm dafür je Auftrag die bisherigen Kosten für Material, Lohn und Subunternehmer, die gezahlten Abschläge und den Stand der Arbeiten. Wer auf Kostenstellen je Baustelle bucht, hat diese Zahlen ohnehin. Fehlen sie, muss der Stand nachträglich geschätzt werden, und das ist selten genauer als eine laufend geführte Baustellenbuchhaltung.
Baulohn und Haftung für Nachunternehmer
Die Lohnabrechnung im Bau ist eine eigene Disziplin. Für viele Betriebe gelten Tarifverträge mit Lohngruppen, Erschwernis- und Auslösezuschlägen, und es gibt die Sozialkassen der Bauwirtschaft, die SOKA-BAU, mit eigenen Meldungen und Beiträgen für Urlaubskasse und Berufsbildung. In der Schlechtwetterzeit kommt das Saison-Kurzarbeitergeld hinzu. Für das Baugewerbe gilt außerdem die Sofortmeldepflicht für neue Mitarbeiter.
Wer als Hauptunternehmer Aufträge an Nachunternehmer weitergibt, kann ab bestimmten Auftragsgrößen für deren Sozialversicherungsbeiträge haften, und unabhängig davon für den Mindestlohn ihrer Beschäftigten. Eine Präqualifikation oder Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkassen und der Berufsgenossenschaft können das Risiko begrenzen. Sammeln Sie diese Nachweise zusammen mit der Freistellungsbescheinigung für jeden Nachunternehmer.
Typische Fehler im Baugewerbe
Die meisten Probleme bei Prüfungen im Baugewerbe gehen auf wenige wiederkehrende Fehler zurück:
- Netto abgerechnet ohne gültige Bescheinigung des Auftraggebers: Die Umsatzsteuer kann dann beim Auftragnehmer nachgefordert werden
- Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl der Auftraggeber sie schuldet: Die Steuer wird doppelt geschuldet
- Abschläge erst mit der Schlussrechnung versteuert: Die Umsatzsteuer entsteht schon mit dem Zahlungseingang
- Schlussrechnung ohne Abzug der Abschläge: Umsatzsteuer wird doppelt ausgewiesen
- Zahlung an Subunternehmer ohne Freistellungsbescheinigung: Haftung für die Bauabzugsteuer
- Abgelaufene Bescheinigungen übersehen: Was im Frühjahr gültig war, ist es im Herbst vielleicht nicht mehr
- Sofortmeldung vergessen: Bußgeld bei einer Kontrolle auf der Baustelle
Auch kleinere Handwerksbetriebe, die überwiegend für Privatkunden arbeiten, sind betroffen, sobald sie selbst Subunternehmer beauftragen oder für andere Bauunternehmen tätig werden. Ein einfacher Ablauf mit Bescheinigungsliste und Prüfung vor jeder Zahlung verhindert die meisten dieser Fehler.
Die Buchhaltung eines Bauunternehmens in der Praxis
- Aufträge: Abschläge, Teil- und Schlussrechnungen je Auftrag, auf Wunsch auf Kostenstellen
- Ausgangsrechnungen: Regelbesteuerung oder Umkehr der Steuerschuld, passend zur Bescheinigung des Auftraggebers
- Subunternehmer: Freistellungsbescheinigungen mit Ablaufdatum, Zahlungen erst nach Prüfung
- Einbehalte und Skonti: offen geführt bis zur Zahlung oder Ausbuchung
- Material und Geräte: Einkauf, Mieten und Leasing je Baustelle
- Lohn: Tarif, Zuschläge, SOKA-BAU und Sofortmeldung
- Jahresende: Liste halbfertiger Arbeiten mit Kosten und Abschlägen
Wie wir das für Bauunternehmen und Handwerksbetriebe organisieren, steht auf der Seite Bau und Handwerk. Die Lohnabrechnung mit Baulohn übernehmen wir ebenfalls, siehe Lohnabrechnung.
Quellen
Gesetze und Stellen, die der Artikel nennt. Die Gesetzestexte verlinken auf gesetze-im-internet.de.
- § 13b UStG: Leistungsempfänger als Steuerschuldner
- Bundeszentralamt für Steuern: Bauabzugsteuer und Freistellungsbescheinigungen
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Für steuerliche Fragen ist der Steuerberater zuständig.