W budownictwie obowiązują szczególne zasady, jakich prawie nie ma w innych branżach: czasem to klient jest zobowiązany do zapłaty VAT, płatności na rzecz podwykonawców mogą podlegać potrąceniu podatku, a zlecenia rozlicza się przez wiele miesięcy w płatnościach częściowych. Wyjaśniamy, na co zwraca przy tym uwagę księgowość, a co wyjaśnia doradca podatkowy.
Dlaczego budownictwo ma własne zasady
Ustawodawca wprowadził dla budownictwa kilka szczególnych zasad, przede wszystkim po to, by zapobiec uszczupleniom podatkowym. W branży z wieloma podwykonawcami, łańcuchami podwykonawców i wysokimi kwotami istnieje duże ryzyko, że VAT zostanie naliczony, ale nie odprowadzony, albo że wynagrodzenia będą wypłacane na czarno.
Dla firm budowlanych i rzemieślniczych oznacza to dodatkowe obowiązki. Kto je zna i uwzględnia w swoich procesach, ma z nimi niewiele pracy. Kto je przeoczy, ryzykuje podwójną zapłatę podatków albo odpowiedzialność za podatki i składki innych.
Odwrotne obciążenie według § 13b UStG
Zwykle przedsiębiorca nalicza VAT na fakturze i odprowadza go do urzędu skarbowego. Przy usługach budowlanych może być odwrotnie: jeśli przedsiębiorca świadczy usługę budowlaną na rzecz innego przedsiębiorcy, który sam stale świadczy usługi budowlane, VAT płaci zleceniodawca. Wykonawca wystawia wtedy fakturę netto.
Usługi budowlane to usługi służące wznoszeniu, remontowi, utrzymaniu, przebudowie lub rozbiórce obiektów budowlanych. Nie należą do nich same dostawy materiałów ani usługi projektowe i nadzoru.
To, czy zleceniodawca sam stale świadczy usługi budowlane, w praktyce można wykazać zaświadczeniem z urzędu skarbowego. Jest ono ważne przez określony czas; dlatego przy fakturowaniu netto warto pilnować, aby dla każdego zleceniodawcy było dostępne ważne zaświadczenie.
- Jako wykonawca: faktura bez VAT z adnotacją „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”
- Jako zleceniodawca: samodzielnie wykazać VAT od otrzymanej usługi w deklaracji i po spełnieniu warunków odliczyć go jako VAT naliczony
- W obu przypadkach: przechowywać kompletne zaświadczenia i faktury
To, czy odwrotne obciążenie ma zastosowanie w konkretnym przypadku, ocenia doradca podatkowy. Przy błędnym rozliczeniu podatek może być należny podwójnie: od wykonawcy, bo wykazał go na fakturze, i od zleceniodawcy, bo jest zobowiązany do jego zapłaty z mocy ustawy.
Podatek potrącany od usług budowlanych i zaświadczenie o zwolnieniu
Druga szczególna zasada dotyczy płatności na rzecz podwykonawców. Przedsiębiorca, który zleca usługi budowlane, musi potrącić z płatności 15% i odprowadzić tę kwotę do urzędu skarbowego; jest to tak zwany podatek potrącany od usług budowlanych. Nie dotyczy to sytuacji, gdy podwykonawca przedstawi ważne zaświadczenie o zwolnieniu albo gdy płatności na rzecz tego podwykonawcy w roku kalendarzowym nie przekroczą progu kwotowego, z reguły 5 000 euro.
Zaświadczenie o zwolnieniu wydaje urząd skarbowy właściwy dla podwykonawcy. Jego ważność można sprawdzić online w Federalnym Centralnym Urzędzie Podatkowym. Jeśli podatek potrącany od usług budowlanych nie zostanie potrącony, choć był należny, odpowiada za niego zleceniodawca.
Dla księgowości oznacza to prostą zasadę: żadnej płatności na rzecz podwykonawcy bez sprawdzonego, ważnego zaświadczenia o zwolnieniu w portalu. Zaświadczenia są ważne przez określony czas, dlatego potrzebna jest też lista z datami ich wygaśnięcia. Jeśli podatek potrącany od usług budowlanych jednak stanie się należny, trzeba go wykazać w deklaracji i odprowadzić do 10. dnia następnego miesiąca.
Faktury częściowe i faktura końcowa
Zlecenia budowlane trwają tygodnie lub miesiące i rozlicza się je w płatnościach częściowych. Dla VAT obowiązuje przy tym ważna zasada: przy zaliczkach i płatnościach częściowych VAT powstaje już w chwili wpływu pieniędzy, a nie dopiero po wykonaniu usługi. Dlatego płatności częściowe muszą pojawić się w zaliczkowej deklaracji VAT za miesiąc, w którym zostały zapłacone.
Faktura końcowa wykazuje całą usługę z całym VAT i odejmuje już zapłacone płatności częściowe wraz z przypadającym na nie podatkiem. Jeśli tego odliczenia brakuje lub jest błędne, VAT zostaje wykazany podwójnie. W księgowości płatności częściowe prowadzi się osobno dla każdego zlecenia i rozlicza z fakturą końcową.
Do tego dochodzą skonta, potrącenia dokonywane przez zleceniodawcę, roboty dodatkowe i odbiory częściowe. Każda z tych zmian wpływa na przychód i VAT i musi zostać przypisana do właściwego zlecenia.
Kaucje gwarancyjne
Zleceniodawcy często zatrzymują część kwoty z faktury końcowej jako zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi, nierzadko przez kilka lat. Ta kwota jest nierozliczoną należnością, którą prowadzi się w księgach do chwili wypłaty lub upływu terminu. Jeśli nigdy nie zostanie zapłacona, trzeba ją wyksięgować.
Dla płynności finansowej kaucje są obciążeniem: zarobione pieniądze nie są dostępne. Dlatego wiele firm zastępuje kaucje poręczeniem na okres rękojmi. Czy w przypadku kaucji gwarancyjnych można tymczasowo skorygować VAT, to pytanie do doradcy podatkowego.
Roboty w toku na koniec roku
Na dzień bilansowy często są zlecenia rozpoczęte, ale jeszcze nieodebrane. Te roboty w toku ujmuje się i wycenia w rocznym sprawozdaniu finansowym, z reguły bez zysku, który powstaje dopiero z chwilą odbioru. Wycenę przeprowadza doradca podatkowy.
Księgowość dostarcza mu w tym celu dla każdego zlecenia dotychczasowe koszty materiałów, wynagrodzeń i podwykonawców, zapłacone płatności częściowe oraz stan zaawansowania prac. Kto księguje na miejsca powstawania kosztów dla każdej budowy, i tak ma te dane. Jeśli ich brakuje, stan trzeba oszacować po fakcie, a to rzadko jest dokładniejsze niż księgowość prowadzona na bieżąco dla każdej budowy.
Płace w budownictwie i odpowiedzialność za podwykonawców
Rozliczanie płac w budownictwie to osobna dziedzina. W wielu firmach obowiązują układy zbiorowe z grupami zaszeregowania, dodatkami za utrudnione warunki pracy i dodatkami rozłąkowymi, a do tego dochodzą kasy socjalne branży budowlanej, SOKA-BAU, z własnymi zgłoszeniami i składkami na kasę urlopową i kształcenie zawodowe. W okresie złej pogody dochodzi sezonowy zasiłek z tytułu skróconego czasu pracy. W budownictwie obowiązuje ponadto obowiązek natychmiastowego zgłoszenia nowych pracowników.
Generalny wykonawca, który przekazuje zlecenia podwykonawcom, może od określonej wartości zleceń odpowiadać za ich składki na ubezpieczenia społeczne, a niezależnie od tego za płacę minimalną ich pracowników. Prekwalifikacja albo zaświadczenia o niezaleganiu wydawane przez kasy chorych i branżową kasę ubezpieczenia wypadkowego mogą ograniczyć to ryzyko. Warto gromadzić te dowody razem z zaświadczeniem o zwolnieniu dla każdego podwykonawcy.
Typowe błędy w budownictwie
Większość problemów przy kontrolach w budownictwie wynika z kilku powtarzających się błędów:
- Rozliczenie netto bez ważnego zaświadczenia zleceniodawcy: od wykonawcy można wtedy zażądać zapłaty VAT
- VAT wykazany, choć do jego zapłaty jest zobowiązany zleceniodawca: podatek jest należny podwójnie
- Płatności częściowe opodatkowane dopiero z fakturą końcową: VAT powstaje już z chwilą wpływu płatności
- Faktura końcowa bez odliczenia płatności częściowych: VAT zostaje wykazany podwójnie
- Płatność na rzecz podwykonawcy bez zaświadczenia o zwolnieniu: odpowiedzialność za podatek potrącany od usług budowlanych
- Przeoczone wygasłe zaświadczenia: co było ważne wiosną, jesienią może już nie być
- Zapomniane natychmiastowe zgłoszenie: kara pieniężna przy kontroli na budowie
Dotyczy to także mniejszych firm rzemieślniczych, które pracują głównie dla klientów prywatnych, gdy tylko same zlecają prace podwykonawcom lub pracują dla innych firm budowlanych. Prosty proces z listą zaświadczeń i kontrolą przed każdą płatnością zapobiega większości tych błędów.
Księgowość firmy budowlanej w praktyce
- Zlecenia: płatności częściowe, faktury częściowe i końcowe dla każdego zlecenia, na życzenie na miejsca powstawania kosztów
- Faktury sprzedażowe: opodatkowanie na zasadach ogólnych lub odwrotne obciążenie, zgodnie z zaświadczeniem zleceniodawcy
- Podwykonawcy: zaświadczenia o zwolnieniu z datą wygaśnięcia, płatności dopiero po sprawdzeniu
- Kaucje i skonta: prowadzone jako nierozliczone do zapłaty lub wyksięgowania
- Materiały i sprzęt: zakup, najem i leasing dla każdej budowy
- Płace: układ zbiorowy, dodatki, SOKA-BAU i natychmiastowe zgłoszenie
- Koniec roku: lista robót w toku z kosztami i płatnościami częściowymi
Jak organizujemy to dla firm budowlanych i rzemieślniczych, opisujemy na stronie Budownictwo i rzemiosło. Przejmujemy również rozliczanie płac w budownictwie, zob. Rozliczanie płac.
Źródła
Przepisy i instytucje wymienione w artykule. Linki do tekstów ustaw prowadzą do strony gesetze-im-internet.de.
- § 13b UStG: odbiorca świadczenia jako podmiot zobowiązany do zapłaty podatku
- Federalny Centralny Urząd Podatkowy: podatek potrącany od usług budowlanych i zaświadczenia o zwolnieniu
Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie zastępuje doradztwa podatkowego ani prawnego w indywidualnych sprawach. Za kwestie podatkowe odpowiada doradca podatkowy.