У сервісних компаніях успіх залежить від проєктів і годин. Виручка формується тижнями, виставляється проміжними рахунками, а остаточний рахунок — лише наприкінці. Щоб щомісячний звіт не вводив в оману, ми відносимо рахунки й витрати до проєктів або клієнтів, де ви цього бажаєте.
Агенції закуповують для своїх клієнтів: рекламні бюджети в Google, Meta чи LinkedIn, друк, виробництво й фотозйомку. Ці витрати перевиставляють клієнтам із націнкою або без неї. Чи відображати рекламний бюджет як власну виручку чи як транзитну суму, залежить від договорів; це оцінює податковий консультант. Ми стежимо, щоб кожній закупівлі відповідав рахунок клієнту і жоден бюджет не залишився без рахунку. Рахунки великих рекламних платформ здебільшого надходять з інших країн ЄС без німецького ПДВ; ми відображаємо їх так, як вказує податковий консультант.
Агенції та ІТ-компанії багато працюють із фрилансерами й субпідрядниками. Їхні рахунки мають бути повними, а залежно від умов співпраці постає питання, чи справді людина є самозайнятою. Це питання оцінює податковий консультант або адвокат; ми стежимо, щоб договори й рахунки узгоджувалися між собою, і звертаємо увагу на невідповідності. Хто регулярно замовляє дизайн, тексти чи фотозйомку в самозайнятих осіб, може також бути зобов’язаний сплачувати соціальний внесок за роботи митців. Чи стосується це вас, з’ясовує податковий консультант; ми збираємо відповідні рахунки для щорічного звіту.
В ІТ-компаній і розробників програмного забезпечення свої особливості: регулярна виручка від підписок і договорів на обслуговування, річні ліцензії з оплатою наперед, платежі через Stripe чи інші сервіси й витрати на хмарні сервіси в іноземних постачальників. Ми звіряємо виручку від підписок із виплатами платіжних сервісів і окремо показуємо передоплати, щоб ви бачили, до яких місяців вони належать; розподіл за періодами у фінансовій звітності бере на себе податковий консультант. Чи визнавати самостійно розроблене програмне забезпечення активом у фінансовій звітності, оцінює податковий консультант; за бажанням ми окремо фіксуємо витрати й години за кожним проєктом розробки, щоб у нього була для цього основа.
Витрати на відрядження, представницькі витрати, техніка й підписки на програмне забезпечення часто становлять велику частку витрат сервісних компаній. Їх треба фіксувати повністю й із правильними документами, щоб податковому консультантові згодом не довелося нічого вилучати з витрат. Для представницьких витрат у документі мають бути привід і учасники, для поїздок — мета, а для програм від іноземних постачальників ПДВ часто треба розглядати окремо. Відсутні дані ми уточнюємо одразу під час відображення в обліку.
У сервісних компаній ліквідність часто менша, ніж можна припустити з огляду на виручку. Оклади й послуги фрилансерів оплачуються щомісяця, клієнти платять зі строком оплати 30 днів або більше, а у великих проєктах ви тижнями виконуєте роботу й несете витрати до отримання оплати. Ми ведемо облік непогашеної заборгованості, щомісяця показуємо вам, хто ще не заплатив, і за бажанням складаємо простий прогноз ліквідності. Так ви вчасно бачите, коли стане скрутно, і можете домовитися про проміжні платежі або нагадати клієнтам.
