W firmach usługowych sukces zależy od projektów i godzin. Przychody powstają przez tygodnie, są fakturowane częściowo i rozliczane dopiero na końcu. Aby raport miesięczny nie wprowadzał w błąd, na życzenie przypisujemy faktury i koszty do projektów lub klientów.
Agencje kupują dla swoich klientów: budżety reklamowe w Google, Meta czy LinkedIn, druk, produkcję i fotografię. Koszty te są refakturowane z narzutem lub bez. Czy budżet reklamowy należy zaksięgować jako własny przychód, czy jako pozycję przechodnią, zależy od umów; ocenia to doradca podatkowy. Dbamy o to, aby każdemu zakupowi odpowiadała faktura dla klienta i aby żaden budżet nie pozostał niezafakturowany. Faktury dużych platform reklamowych przychodzą zwykle z innych krajów UE bez niemieckiego VAT; księgujemy je zgodnie z wytycznymi doradcy podatkowego.
Agencje i firmy IT często współpracują z freelancerami i podwykonawcami. Ich faktury muszą być kompletne, a w zależności od ukształtowania współpracy pojawia się pytanie, czy dana osoba rzeczywiście jest samozatrudniona. Ocenia to doradca podatkowy lub adwokat; my pilnujemy, aby umowy i faktury do siebie pasowały, i zwracamy uwagę na wszystko, co budzi wątpliwości. Kto regularnie kupuje od osób samozatrudnionych usługi projektowe, tekstowe lub fotograficzne, może ponadto być zobowiązany do opłacania składki na ubezpieczenie społeczne artystów. Czy dotyczy to Państwa, wyjaśnia doradca podatkowy; my zestawiamy odpowiednie faktury do rocznego zgłoszenia.
Firmy IT i producenci oprogramowania mają własną specyfikę: cykliczne przychody z abonamentów i umów serwisowych, licencje roczne opłacane z góry, płatności przez Stripe lub inne serwisy płatnicze i koszty usług chmurowych u dostawców zagranicznych. Uzgadniamy przychody z abonamentów z wypłatami serwisów płatniczych i wykazujemy przedpłaty osobno, aby widzieli Państwo, których miesięcy dotyczą; rozliczenia międzyokresowe w rocznym sprawozdaniu finansowym przejmuje doradca podatkowy. Czy oprogramowanie wytworzone we własnym zakresie zostanie ujęte jako składnik majątku w rocznym sprawozdaniu finansowym, ocenia doradca podatkowy; na życzenie ewidencjonujemy koszty i godziny osobno dla każdego projektu rozwojowego, aby miał do tego podstawę.
Koszty podróży służbowych, koszty reprezentacji, sprzęt i abonamenty na oprogramowanie stanowią w firmach usługowych często dużą część kosztów. Trzeba je ewidencjonować kompletnie i z właściwymi dokumentami, aby doradca podatkowy nie musiał później niczego wyłączać z kosztów. Przy kosztach reprezentacji na dokumencie powinny się znaleźć okazja i uczestnicy, przy podróżach cel, a przy oprogramowaniu od dostawców zagranicznych VAT często wymaga odrębnego traktowania. O brakujące informacje pytamy od razu przy księgowaniu.
W firmach usługowych płynność finansowa jest często mniejsza, niż sugerowałyby przychody. Wynagrodzenia i faktury freelancerów płaci się co miesiąc, klienci płacą z terminem płatności 30 dni lub dłuższym, a duże projekty przez tygodnie wiążą nakłady poniesione z góry. Prowadzimy ewidencję nierozliczonych pozycji, co miesiąc pokazujemy Państwu, kto jeszcze nie zapłacił, i na życzenie sporządzamy prostą prognozę płynności. Dzięki temu widzą Państwo w porę, kiedy zrobi się ciasno, i mogą uzgodnić płatności częściowe lub przypomnieć się klientom.
