Kto wynajmuje, potrzebuje osobnego konta rozrachunkowego dla każdego najemcy: co jest należne w danym miesiącu, co wpłynęło, co pozostaje do zapłaty. Czynsze, zaliczki na koszty eksploatacyjne i opłaty za miejsca parkingowe wpływają na rachunek firmowy, często jako wpłaty częściowe lub dopłaty. Prowadzimy konta rozrachunkowe dla każdego najemcy i każdej nieruchomości, a co miesiąc pokazujemy Państwu, kto zalega z płatnościami.
Kaucje za najem nie należą do majątku wynajmującego. W przypadku lokali mieszkalnych należy je zgodnie z § 551 ust. 3 BGB lokować oddzielnie od tego majątku, a uzyskane z nich dochody przysługują najemcy. Kaucje prowadzimy jako osobną pozycję dla każdego najemcy, uzgadniamy je z rachunkiem kaucyjnym, a przy wyprowadzce potrącamy z nich nierozliczone należności, jeśli Państwo to zlecą.
Koszty eksploatacyjne są opłacane zaliczkowo przez cały rok i rozliczane raz w roku. Aby rozliczenie przebiegło szybko, koszty podlegające przeniesieniu na najemców księgujemy według nieruchomości i rodzajów kosztów, oddzielnie od kosztów, które ponoszą Państwo sami. Czy czynsze są zwolnione z VAT, czy w przypadku najemców komercyjnych wybrano opodatkowanie VAT, ocenia doradca podatkowy; zgodnie z tym księgujemy czynsze na oddzielnych kontach księgowych.
Przy remontach i modernizacji liczy się prawidłowe zaliczenie wydatków. Czy faktura od razu stanowi koszt, czy należy do kosztów nabycia lub wytworzenia budynku, ocenia doradca podatkowy. Zbieramy faktury według nieruchomości i przedsięwzięć, aby mógł zdecydować bez szukania. Kredyty księgujemy z podziałem na odsetki i spłatę kapitału na podstawie wyciągów bankowych.
U pośredników ważne są inne kwestie. Prowizja powstaje z chwilą zawarcia umowy, przy której pośredniczono, ale często jest wypłacana dopiero kilka tygodni później, czasem przez kupującego i sprzedającego po połowie, a przy wspólnych transakcjach jest dzielona. Każdą prowizję prowadzimy jako nierozliczoną pozycję od zawarcia umowy do zapłaty, przejrzyście księgujemy podziały i wynagrodzenia za polecenie oraz pokazujemy Państwu, co faktycznie wpływa w danym miesiącu.
Zarządcy nieruchomości naliczają opłaty za zarządzanie za każdy lokal oraz za usługi dodatkowe. Środki właścicieli i wspólnot mieszkaniowych znajdują się na osobnych rachunkach i nie należą do księgowości zarządcy. Księgujemy Państwa opłaty i koszty oraz pilnujemy, aby cudze i własne pieniądze nigdy się nie mieszały, na przykład gdy opłata trafia z rachunku nieruchomości na rachunek firmy.
