Flota to serce firmy transportowej i jej największa pozycja kosztowa. Leasing, finansowanie, zakup, naprawy, opony, ubezpieczenie i podatek rozkładają się na wiele pojazdów. Na życzenie księgujemy na miejsca powstawania kosztów dla każdego pojazdu, tak aby raport pokazywał, ile każdy pojazd kosztuje i ile przynosi.
Wydawcy kart paliwowych i operatorzy opłat drogowych rozliczają się zbiorczo, często za kilka krajów i z zagranicznym VAT. Te faktury zbiorcze dzielimy i przypisujemy do pojazdów. Czy zagraniczny VAT podlega zwrotowi, wyjaśnia doradca podatkowy; my zestawiamy do tego faktury.
Wiele firm transportowych współpracuje z podwykonawcami i rozlicza się fakturami wystawianymi przez zleceniodawcę w ramach samofakturowania. Takie faktury muszą zawierać wszystkie elementy faktury. Jeśli brakuje obowiązkowego elementu, odliczenie VAT naliczonego może być zagrożone; dlatego sprawdzamy je przy księgowaniu i informujemy Państwa, gdy coś trzeba uzupełnić. Dochodzą do tego rozliczenia frachtu, opłaty za przestój i szkody rozliczane z ubezpieczycielami.
Dla kierowców obowiązują szczególne zasady: dodatkowe koszty wyżywienia, noclegi w pojeździe, kursy zagraniczne, czas prowadzenia pojazdu i odpoczynku. Wynagrodzenie zależy od danych o trasach. Przy przewozach transgranicznych pojawiają się ponadto kwestie VAT od usług transportowych, które ocenia doradca podatkowy.
Terminy płatności w transporcie są często długie, a olej napędowy i opłaty drogowe trzeba płacić od razu. Dlatego wiele firm korzysta z faktoringu i sprzedaje swoje należności. Płatności przechodzą wtedy przez faktora, z opłatami, kwotami zatrzymanymi i rozliczeniami, które muszą zgadzać się z własnymi fakturami. Uzgadniamy rozliczenia faktora z nierozliczonymi pozycjami, aby było jasne, która faktura jest opłacona, która scedowana, a która jeszcze nieopłacona.
